Polityka Prywatności

Obowiązuje od: 14 października 2025 r.

1. Kto jest Administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu mailedofirm.pl oraz usług generowania leadów B2B jest:

mailedofirm.pl
[Pełna nazwa firmy]
[Adres siedziby]
NIP: [NIP]
REGON: [REGON]

E-mail kontaktowy: kontakt@mailedofirm.pl
Telefon: +48 123 456 789

2. Jak się z nami skontaktować w sprawach danych osobowych?

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z nami:

  • E-mail: rodo@mailedofirm.pl
  • Telefon: +48 123 456 789 (pon-pt, 8:00-16:00)
  • Pisemnie: na adres siedziby podany powyżej

3. W jakich celach, na jakiej podstawie prawnej i jakie dane przetwarzamy?

Cel przetwarzania Podstawa prawna Kategorie danych Źródło danych
Obsługa zapytań przez formularz kontaktowy Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – odpowiedź na zapytanie) Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), treść zapytania Bezpośrednio od Ciebie
Zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług generowania leadów Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) Imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres, adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury Bezpośrednio od Ciebie
Marketing bezpośredni własnych usług Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – marketing B2B) Imię, nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, kod PKD, adres prowadzenia działalności Publiczny rejestr CEIDG oraz publicznie dostępne strony internetowe
Generowanie leadów na rzecz Klientów Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy z Klientem) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO Imię, nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, telefon, kod PKD, lokalizacja Publiczny rejestr CEIDG oraz publicznie dostępne strony internetowe
Obsługa reklamacji i roszczeń prawnych Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – obrona przed roszczeniami) Dane wynikające z umowy oraz korespondencji Bezpośrednio od Ciebie oraz z wykonania umowy
Rachunkowość i sprawozdawczość podatkowa Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) Dane do faktury, historia transakcji Bezpośrednio od Ciebie
Marketing w formie newslettera Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 398 Prawa Komunikacji Elektronicznej Adres e-mail Bezpośrednio od Ciebie (formularz zapisu)
⚠️ WAŻNE! Informacja o źródle pochodzenia danych (art. 14 RODO)

Jeśli nie jesteś naszym Klientem, a otrzymałeś od nas wiadomość e-mail, oznacza to, że Twoje dane zostały pozyskane z publicznego rejestru CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) lub z publicznie dostępnych stron internetowych.

Przetwarzamy je w celu marketingu bezpośredniego naszych usług (generowanie leadów B2B), co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Motyw 47 preambuły RODO wprost wskazuje, że marketing bezpośredni można uznać za prawnie uzasadniony interes.

Przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania w dowolnym momencie – więcej informacji znajdziesz w punkcie 6 poniżej.

4. Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe możemy udostępniać następującym kategoriom odbiorców:

  • Dostawcom usług IT – hosting, systemy CRM, narzędzia do e-mail marketingu (na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO)
  • Firmom księgowym – w zakresie niezbędnym do prowadzenia księgowości
  • Kancelariom prawnym – w przypadku konieczności obrony lub dochodzenia roszczeń
  • Naszym Klientom – w przypadku świadczenia usług generowania leadów na ich rzecz (wówczas przekazujemy im dane kontaktowe wygenerowanych leadów zgodnie z umową)
  • Organom państwowym – w przypadku obowiązku wynikającego z przepisów prawa

Nie sprzedajemy gotowych baz danych! Nasz model biznesowy opiera się na usłudze generowania leadów, gdzie działamy jako agencja świadcząca kompleksowe usługi pozyskiwania potencjalnych klientów dla konkretnych firm.

5. Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Twoje dane osobowe przechowujemy przez okresy określone poniżej:

Kategoria danych Okres przechowywania
Dane z formularza kontaktowego Do czasu udzielenia odpowiedzi lub do czasu wycofania zgody
Dane związane z umową Przez okres trwania umowy oraz 6 lat po jej zakończeniu (przedawnienie roszczeń)
Dane do celów marketingowych (CEIDG) Do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody, maksymalnie 3 lata
Dane księgowe (faktury) 5 lat zgodnie z ustawą o rachunkowości
Newsletter Do czasu wypisania się lub wycofania zgody

6. Jakie prawa Ci przysługują?

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

🔍 Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)

Możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane oraz kopię tych danych.

✏️ Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)

Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

🗑️ Prawo do usunięcia danych - "prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO)

Możesz żądać usunięcia danych, jeśli nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub wycofałeś zgodę.

⏸️ Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

Możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach (np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych).

🚫 Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)

SZCZEGÓLNIE WAŻNE!
Jeśli Twoje dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (np. w celach marketingu bezpośredniego), masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

W przypadku marketingu bezpośredniego – zaprzestaniemy przetwarzania natychmiast po otrzymaniu sprzeciwu. Wystarczy kliknąć link "wypisz się" w wiadomości e-mail lub napisać do nas na: rodo@mailedofirm.pl

📤 Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przesłać je innemu administratorowi.

⚖️ Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, możesz złożyć skargę do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)

ul. Stawki 2
00-193 Warszawa

Tel.: +48 22 531 03 00
E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Strona: www.uodo.gov.pl

7. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

W przypadku zawierania umowy: Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Niepodanie danych uniemożliwi świadczenie usług.

W przypadku formularza kontaktowego: Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

W przypadku newslettera: Podanie adresu e-mail jest dobrowolne i wymaga Twojej zgody.

8. Czy stosujemy zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie?

W ograniczonym zakresie stosujemy automatyczne narzędzia do:

  • Wyszukiwania firm w rejestrze CEIDG według kryteriów PKD i lokalizacji
  • Weryfikacji poprawności adresów e-mail
  • Segmentacji bazy leadów według branży

Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne. Każda oferta handlowa jest przygotowywana i weryfikowana przez człowieka.

10. Test Równowagi - Legitymacja dla przetwarzania danych z CEIDG

W związku z przetwarzaniem danych z publicznego rejestru CEIDG na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przeprowadziliśmy test równowagi (Legitimate Interest Assessment), który wykazał, że:

Nasz prawnie uzasadniony interes:
Prowadzenie marketingu bezpośredniego usług B2B, co jest niezbędne do rozwoju działalności gospodarczej.

Charakter danych:
Dane mają charakter zawodowy, dotyczą sfery prowadzonej działalności gospodarczej (nie są danymi prywatnymi ani wrażliwymi).

Rozsądne oczekiwania osób:
Przedsiębiorca wpisujący się do publicznego rejestru CEIDG może w sposób rozsądny oczekiwać otrzymywania kontaktów biznesowych B2B.

Zastosowane zabezpieczenia:
• Zasada minimalizacji danych
• Pełna transparentność (klauzula informacyjna w pierwszym kontakcie)
• Prawo do sprzeciwu realizowane natychmiast
• Strategia "neutralnego zapytania" przed wysłaniem oferty

Wniosek:
Test równowagi jest pozytywny – nasz interes nie jest nadrzędny wobec praw i wolności osób, których dane dotyczą.

11. Zmiany w Polityce Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa lub naszej działalności. O istotnych zmianach będziemy informować na stronie internetowej oraz, w miarę możliwości, drogą e-mailową.

Data ostatniej aktualizacji: 14 października 2025 r.

📧 Masz pytania dotyczące przetwarzania danych?

Skontaktuj się z nami:

E-mail: rodo@mailedofirm.pl
Telefon: +48 123 456 789 (pon-pt, 8:00-16:00)

← Powrót do strony głównej